各種活動申請に関して

• 申請システム：「団体登録情報変更」→「団体名変更届」
• 締切：随時

• 申請システム：「団体登録情報変更」→「メンバーリスト」
• 締切：随時
• メンバーリストは常に最新にしてください。最新でない場合は、施設・備品利用のための鍵が借りられない、大学からの重要な情報が送られてこない、などの不都合がでます。
• 役職者（4役：代表・副代表・会計担当・システム担当）が変わる場合は、申請時にその旨を申告してください。
• 代表者が変わる場合は、更新した「メンバーリスト」を印刷し、新・旧代表が署名・捺印をしたものを更新後の5開室日以内にスチューデント・オフィスまで持参してください。
• 虚偽の申請は活動停止の処分を取ります。

• 予約方法

  施設・備品によって、予約の方法が違います。

  • ①

    「施設予約システム」で予約できるもの

    → 学生活動施設・備品。詳細は「施設予約システム」を参照。
    https://apu-frs.apu.ac.jp/ss/login

  • ②

    「申請システム」で予約ができるもの

    → 広報施設

• 一斉清掃
  施設を利用している団体は、各セメスターの末に行われる一斉清掃活動に参加する義務があります。該当する団体には、スチューデント・オフィスが連絡をします。

• 鍵の貸出
  施設・備品の貸出に必要な鍵は、申請システムのメンバーリストに記載されている学生にのみ貸与します。

• 施設予約システムで教室の予約ができます。
  https://apu-frs.apu.ac.jp/ss/login
• 予約には団体のIDとパスワードが必要です。

注：H202、J201の予約について

• 申請システム：「活動登録」→「企画・イベント開催申請」に加え、自由書式の「特別依頼書」の提出が必要です。
• 締切：利用日の2週間前
• H202、J201は学生のみでの使用はできません。
• 教員の立会いなしでは使用できません。「特別依頼書」にどの教員が立ち会うのかについても記述をしてください。

• 締切：利用日の30日前
• 活動実績があり、着実に活動を行えると大学が判断した学生団体のみ使用を許可します。
• 許可が下りた団体には、イベント申請のコメント欄に、ミレニアムホール利用講習会の案内を送ります。講習会に参加をしないと、ミレニアムホールの使用は出来ません。

アトリエ使用に当たり、以下のルールが守れない場合は例えイベント当日でも活動を停止します。

使用前

• ① アトリエの使用を希望する団体は、スチューデント・オフィスに相談に来てください。
• ② 使用許可がでた団体のみが使用できます。
• ③ 登録を希望する団体はアトリエ使用の誓約書及び清掃計画書を提出する必要があります。

使用期間中

• ① アトリエ内は常に整頓を心がけ、使用後は必ず清掃を行うこと。
• ② 使用許可が出た団体は、他の団体が勝手に使用しないように配慮する必要があります。
• ③ 清掃後は写真を添付した報告書を作成し大学に提出してください。
• ④ アトリエ付近での食事は禁止です。
• ⑤ 熱中症予防のための水分補給はアトリエ内でも可能です。
• ⑥ 燃えるゴミ、木片（50ｃｍ以下釘なし）、木片（50ｃｍ以下釘有）、缶に分別し各自で処分してください。
• ⑦ 処分しきれないものに関しては、大学で処分することもありますが、処分に関し処分料を請求することもあります。
• ⑧ 木材の切断、釘うち、接着等の加工はアトリエ内で行ってください。
• ⑨ 塗装はアトリエの外、メイングランド側で行い、必ず地面にブルーシートを敷き、作業をするようにしてください。
• ⑩ アトリエは保管場所ではありません。作業中、作業予定以外のものは保管できません。

使用後

• ① イベントが終了した後は全て処分してください。
• ② イベント終了後に製作物が残っているため大学が処分をする必要があった場合は、製作した団体または個人に処分費用を請求いたします。
• ③ アトリエはセメスターに1回、使用団体で一斉清掃を行っています。セメスターに１度でも使用した団体は清掃に参加する必要があります。

• 申請システム：

  • ① 「活動登録」→「企画・イベント開催申請」の申請・承認を得
  • ② 「施設・備品利用」→「カフェテリア三角スペース利用申請」
• 展示やイベントのスペースです。団体のメンバー募集や広報のみの利用はできません。

• 使用上の注意

  • 食事厳禁
  • チラシ等をおくだけの利用は不可。
  • 使用後は展示物を片付け、清掃をすること。
  • 企業・他団体の広告宣伝は不可
  • 備品を元に戻すこと（パーテーション8枚）
• 利用上のルールが守れない場合や無断利用した場合は、厳しい処罰をします。

• 予約：施設予約システムにて「プレゼンテーションスペース」を予約。
• 企画やイベントの場合は、申請システムにて「活動登録」→「企画・イベント開催申請」をし、承認を受けることが必要です。

• 申請システム：「活動登録」→「企画・イベント開催申請」に希望の会場を書いて提出してください。
• 締切：利用日の30日前
• 企画内容を確認の上、利用の可否について判断します。承認後、予約はスチューデント・オフィスが行います。
• グリーンコモンズステージを予約する場合は、J104の予約もしてください。
• 音響機材は施設備予約システムにて予約してください。
• モニターを使う場合はJ104の前に設置しているモニターを移動させて利用してください。
• 電源利用で、通行している人がコードに引っかからないように、対策をしてください。
• 小さな稼働ステージは使用後元の位置に戻してください。

• 申請システム：「活動登録」→「企画・イベント開催申請」に希望の会場を書いて提出してください。
• 締切：利用日の30日前
• 企画内容を確認の上、利用の可否について判断します。承認後、予約はスチューデント・オフィスが行います。
• 音出しを伴うギャラリーの利用はできません。

• 申請システム：「活動登録」→「企画・イベント開催申請」に加え、ウェーブ・噴水付近利用申請フォームの提出が必要です。
• 締切：利用日の30日前
• 授業時間の音出しは厳禁です。準備、リハーサルを含め、授業時間に少しでも音出しをした場合、企画の即停止、以後の活動についても厳正な処分をします。
• 雨天時の対応、利用日時等必要事項を申請フォームに記載してください。
• 施設予約システムにて必ず事前に仮予約をしてください。リハーサルでの長時間の利用は許可しない、または時間変更にて対応する場合があります。
• 使用後、備品や装飾は直ちに取り除いてください。
• 使用時間には準備と撤収の時間を含みます。申請時間を超えての使用は、その後の施設の使用を許可できないことにもつながりますので十分気を付けて使用してください。

• (1)

  噴水付近でパフォーマンスやパレードを行いたい

  • 申請システム：「活動登録」→「企画・イベント開催申請」に加え、ウェーブ・噴水付近利用申請フォームの提出が必要です。
  • 締切：利用日の30日前
  • 授業時間は使用不可です。
  • 準備、リハーサルを含め、授業時間に音出しをすることは厳禁です。授業時間に少しでも音出しをした場合、企画の即停止、以後の活動についても厳正な処分をします。
  • 雨天時の対応、利用日時等必要事項を申請フォームに記載してください。
  • 施設予約システムにて必ず事前に仮予約をしてください。リハーサルでの長時間の利用は許可しない、または時間変更にて対応する場合があります。
  • 通行人の妨げにならないようにしてください。安全に十分配慮し、聴衆とパフォーマーの間に十分なスペースの確保をしてください。
  • 使用後、備品や装飾は直ちに取り除いてください。
  • 使用時間には準備と撤収の時間を含みます。申請時間を超えての使用は、その後の施設の使用を許可できないことにもつながりますので十分気を付けて使用してください。
• (2)

  噴水付近に展示物・装飾物を置きたい

  • 申請システム：「活動登録」→「企画・イベント開催申請」に加え、ウェーブ・噴水付近利用申請フォームの提出が必要です。
  • 締切：利用日の30日前
  • 音が出る展示物・装飾は不可です。
  • 雨天に耐えうる展示物・装飾物にすること。また、暴風など悪天候時には直ちに自分の団体で撤去をすること。
  • 通行人や観覧者の安全を考えた展示物・装飾にすること。
  • 展示物・装飾物のテスト日時も必ず「ウェーブ・噴水付近利用申請フォーム」に記入してください（利用日の1週間までに実施。複数候補を挙げてください）。テストは職員が立ち会い、許可されなければ展示はできません。
  • 施設予約システムにて必ず事前に仮予約をしてください。リハーサルでの長時間の利用は許可しない、または時間変更にて対応する場合があります。
  • 利用期間終了後、展示物や装飾物は直ちに取り除いてください。

• 申請システム：「活動登録」→「企画・イベント開催申請」に加え、自由書式の「特別依頼書」の提出が必要です。
• 締切：利用日の2週間前
• 教員の立会いなしでは使用できません。「特別依頼書」にどの教員が立ち会うのかについても記述をしてください。

• • ① 申請システム：「活動登録」→「企画・イベント開催申請」を申請
  • ② 1が承認された後、「APUセミナーハウス利用願 (Word)（様式seminar01）」
    APUセミナーハウス宿泊者名簿 (Word)（様式seminar02）」を中央監視室へ提出（A棟1階）
• 締切：利用日の10開室日前
• 利用のしおりをよく読んで、ルールを守ってください。

• 施設予約システムの体育館に貸し出し備品としてテントがありますので予約して使用してください。
• 必ずおもり用のタンクに水を入れ重石代わりに使用してください。
• 特に強風注意報以上の警報が出ている場合は絶対に使用しないでください。強風など自然現象による故障であっても再購入にかかる必要を負担していただきます。

• 申請システム：自由書式の『特別依頼書』にて執務室を利用しなくてはいけない理由を記載して提出してください。
• 締切：随時
• 原則的に特認団体の利用となります。

• 広報のルール

  • 掲示物は必ずオフィスから許可をもらい、指定されている場所に貼ってください。
  • 指定場所はスチューデント・オフィスで確認することができます。
  • 掲示物を窓などのガラスに貼らないでください。ガラスには、割れた際に破片の飛散を防止する特殊なコーティングがされており、それがはがれる可能性があります。
  • 掲示物を壁に貼らないでください。壁の塗料がはがれる可能性があります。
  • 設置期間・場所を守り、期限が過ぎたら速やかに掲示物・配布物等を撤去してください。
  • ルールを守れなかった団体は次回からの利用が制限されます。

• 広報の方法

  • ①

    各団体で可能な広報手段
    ポスターの掲示（掲示板・看板）・カフェテリア出口付近のブース利用・チラシ配布・カフェテリアでのPR画像放送・F棟1階吹き抜けのスペースでの展示

  • ②

    大学が行う広報

    • 申請システムにて活動登録を行ったり、報告書を提出した団体の情報は、大学の広報媒体（スチューデント・オフィスのInstagram、Facebook page、課外活動案内ポスター、オンラインスチューデントアクティビティーガイドなど）でも積極的に広報をしていきます。
    • 特認団体、または、イベント・プロジェクト支援制度タイプB：選抜型プロジェクトに申請し、選ばれた際は、年間を通して大学のメディアにて積極的に広報されます。

• (1)

  共通事項

  • 掲載内容

    以下のものが掲示可能です。

    • ① スチューデント・オフィスより承認された主催企画の告知と参加者募集
      （期限：企画終了後、5開室日以内）
    • ② クラブ・サークルのメンバー募集（期限：掲示開始より各セメスター末まで）
  • 企画の内容もしくは団体の紹介・団体名・団体のメールアドレスを日本語・英語の両言語で記入。
  • 掲示前にスチューデント・オフィスの窓口で承認を得、すべての掲示物にオフィス印を得ること。（原稿1枚に印を押し、それをコピーしても構いません。）
  • 企業の宣伝活動はできません。
  • 期限内にすべてのポスターを取り外すこと。
  • スチューデント・オフィスの許可なしに掲示をした場合や、期限までにポスターを剝がしていない場合は、厳しい処罰をします。
• (2)

  F棟内の「スチューデント・オフィス」掲示板

  • サイズは最大A３としてください。
• (3)

  カフェテリア入り口の看板

  • 申請システム：「施設・備品利用」→「カフェテリア入口看板使用申請」

  • 予約可能期間：

    • 予約は現時点から翌週の日曜日までしかできません。
    • 予約状況は「施設備品予約システム」で閲覧できます。
  • 1団体で1つの看板のみ使用できます。
  • 企画の広報の場合、「企画・イベント開催申請」の承認が下りていない場合は、看板の利用許可もおりません。

• 申請システム：「施設・備品利用」→「カフェテリアブース利用申請」

• 予約可能期間：

  • 予約は現時点から翌週の日曜日までしかできません。
  • 予約状況は「施設備品予約システム」で閲覧できます。
• 企画の広報の場合、「企画・イベント開催申請」の承認が下りていない場合は、看板の利用許可もおりません。

• 使用上の注意

  • 食事厳禁
  • チラシ等をおくだけの利用は不可。
  • 使用後は展示物を片付け、清掃をすること。
  • 企業・他団体の広告宣伝は不可
  • 備品を元に戻すこと（テーブル1台、椅子3脚、パーテーション1枚）
• 利用上のルールが守れない場合や無断利用した場合は、厳しい処罰をします。

• 掲載内容
  以下のものが配布可能です。

  • ① スチューデント・オフィスより承認された主催企画の告知と参加者募集
  • ② クラブ・サークルのメンバー募集

  ※ ①の企画の広報の場合、「企画・イベント開催申請」の承認が下りていない場合は、チラシ配布の利用許可もおりません。

• 企画の内容もしくは団体の紹介・団体名・団体のメールアドレスを日本語・英語の両言語で記入。
• 掲示前にスチューデント・オフィスの窓口で承認を得、すべてのチラシにオフィス印を得ること（原稿1枚に印を押し、それをコピーしても構いません。）
• 企業の宣伝活動はできません。
• スチューデント・オフィスの許可なしに配布をした場合やルールを守れない場合は、厳しい処罰をします。

• 申請システム：「活動登録」→「企画・イベント開催申請」を提出

• 認められる可能性があるものは、以下の場合です。

  • 学術的な取り組みの発表展示
  • イベント・プロジェクト支援制度タイプB選抜型プロジェクトに採択された団体の活動紹介
• 使用したい団体はまずスチューデント・オフィスに相談をすること（使用開始日より2週間前迄）。
• 使用が許可された場合でも、大学関連の掲示で場所が確保できない場合は利用することができません。

• 手続き方法

  • ① 申請システム：「施設・備品利用」→「カフェテリア大型テレビ利用申請」
  • ② 動画・パワーポイントをスチューデント・オフィスに持参

• 締切：内容についての承認を配信前週の水曜日までに得る必要があります。

  ※ 申請後にスチューデント・オフィスより修正指示が入り、自分の団体が修正を完了するまでに時間がかかる可能性がありますので、早めに申請をしてください。

• パワーポイントのスライドまたは動画の掲示が可能です。
• 動画はwmv.のみ(MP4は不可)、パワーポイントはppsのみ（他の拡張子は受け付けない）
• 日英両言語で作成すること（映像の場合は音声と字幕で言語を分けても可）
• 著作権について調べ、適宜対応をしてください（音楽、映像、写真、イラスト、等）

• 注意事項

  • 原則、食品の販売・無償配布をすることはできません。
  • 災害等への寄付などの場合、申請の上、許可をする場合があります。売り上げ利益を自分たちの活動に使うことはできません。

• 手続き

  【実施前】

  • ①

    スチューデント・オフィスに相談に来ること。

  • ②

    企画書を提出
    申請システム：「活動登録」→「企画・イベント開催申請」
    申請には、以下の項目を必ず含めること。

    • 目的・意義・日時・提供する食品の量（何名分）
    • 「衛生管理責任者」と「販売・提供管理責任者（運営の管理者）」の学籍番号・氏名・連絡先
    • 利益が出た場合の使用方法、寄付先
    • 安全対策（食中毒や火事などを予防・対処方法など）
  • ③

    企画が承認された場合、以下の手続きを、企画実施日3日前までに完了させること。

    • (1)

      大分県東部保健所にて営業許可を取得する。
      大分県東部保健所　ウェブサイトhttp://www.pref.oita.jp/soshiki/12080/koutu.html
      APUからは亀の井バス24番に乗り「別府総合庁舎前」にて下車。

    • (2)

      イベント保険に加入（クレオテックでも加入可能：A棟2階）

    • (3)

      スチューデント・オフィスに(1)保健所からの営業許可書（申請書に保健所の押印があるもの）のコピー、(2) イベント保険加入書のコピー、を提出

      ※ 上記手続きが終了していない場合は許可を取り消します。

  【実施当日】

  企画当日は企画書に基づき、保健所の許可を得た方式で食品の調理・販売を行うこと。

  【実施後】

  • 申請システム：「報告」→「企画・イベント実施報告」

  • 締切：イベント実施の2週間後迄に提出
    以下の項目を必ず含めること。

    • 販売した食品の量（何名分）
    • 会計報告
    • 利益が出た場合の使用方法、寄付先（領収書を添付）
    • 安全対策の実施方法とその結果

• 原則、物品の販売・無償配布をすることはできません。
• 学内で行うことで社会的意義があり、キャンパスコミュニティーにも貢献を行うことができると大学が判断した活動の場合に限って認める場合もあります。スチューデントオフィスに相談にきてください。

• (1)

  募金活動・寄付活動

  • 注意事項

    • 学内での募金活動は以下の場合に限られています。

      • ① 災害復興支援のための募金活動
      • ② イベント・プロジェクト支援制度タイプB選抜型プロジェクトに採択された団体の実施するファンドレイジング活動
      • ③ その他、学内で行うことで社会的意義があり、キャンパスコミュニティーにも貢献を行うことができると大学が判断した活動

      ※ 各活動について、スチューデント・オフィスの許可が必要です。

  • 手続き

    【実施前】

    • ①

      スチューデント・オフィスに相談に来ること。

    • ②

      企画書を提出
      申請システム：「活動登録」→「企画・イベント開催申請」
      申請には、以下の項目を必ず含めること。

      • 会計責任者1名・会計担当者2名の学籍番号・氏名・電話番号
      • 寄付金の管理方法
      • 寄付先とその理由
      • 活動計画（具体的な日付を記入）
      • 募金や寄付に協力した方々への報告方法とそのスケジュール
    • ③

      学外で実施する際は、募金活動をする場所の使用許可を土地の管理者や警察から取ること。

    【実施当日】

    • 毎日、募金や寄付活動終了後、会計責任者・会計担当者のうち2名がスチューデント・オフィスに来室し、職員とともに金を数え、帳簿を記さなければなりません。

    【実施後】

    • 寄付先へ送金（活動終了後5開室日以内）

    • 寄付・募金をしてくださった方への報告（活動終了後5開室日以内）

    • 報告書の提出

      • 申請システム：「報告」→「企画・イベント実施報告」
        締切：遠征実施後の10開室日迄
        以下の項目を必ず含めること。

        • 会計報告（寄付・募金活動をした日毎の収入金額と総計金額）

        • 寄付先（送金証明や領収書を添付）

• (2)

  協賛金を集めたい

  • 協賛金を企業から受ける場合は、企業と話を進める前に、事前に相談してください。
  • 協賛金を受ける代わりに学内で商品販売や無料サンプル配布をすることはできません。
  • 協賛金を受ける代わりに企業の説明会を実施することはできません。
  • 協賛金を受けたところは、協賛先に報告書を出す義務があります。
  • 協賛先に送った報告書は必ずスチューデント・オフィスにも提出してください。

• 大学は以下の活動を重点的に支援しています。

  • ① 国際社会で活躍するための異文化受要力・協働力を、実践により身につけることのできる活動
  • ② 正課で身につけた学びを意識し、自ら選んだ活動にて、試行錯誤を重ね、実践に活かす力を養うことのできる活動
  • ③ 国際社会・地域社会・APUコミュニティーと積極的に繋がり、他者から学び、貢献している活動
  • ④ 「世界を変える」「社会人」になるための準備として、自ら選んだ活動を目標達成に向けて自立的に着実に遂行する力、また、活動への参加を通して自省し、自律的に成長をし続ける力を身に付ける

  この基準を満たしているイベント・プロジェクト支援制度①A型（自立イベント型）、②B型（選抜プロジェクト型）に採択された団体に対し、活動の補助金を付与しています。どちらも、既存のクラブ・サークルが応募できるものです。
  *6月頃に募集する「自主活動奨励金制度」もクラブ・サークルが応募できる制度です。活動で実績を残した団体はぜひ応募をお勧めします。

• 注意事項

  • 個人の所有物は保管できません。
  • 火気類（ペンキ等含む）、生鮮食品は保管できません。

• 利用手順

  • ①

    毎年3月に、翌年度分のロッカー・保管庫の利用申請を全クラブ・サークルに案内をし、申請を受け付けます。

  • ②

    A.継続審査が通った場合：
    継続団体は引き続き同じロッカー・保管庫を利用し、新規団体には利用の方法を案内します。

    B.継続審査が通らなかった場合
    使用していたロッカー・保管庫の中身を定められた期日までに片付け、空にします。期日までに清掃を行わなかった場合、ロッカー・保管庫に入っているものは全て破棄します。

  • ③

    4月以降はロッカー・器具庫の空きがある場合に、申請をし、利用が可能です。
    申請システム：「備品・施設利用」→「器具庫・ロッカー利用申請」

• 注意事項

  • 原則禁止をしています。大きな荷物がある場合など、止む負えない事情がある場合のみ、スチューデント・オフィスが許可をします。

  • 許可を得た場合、1団体につき、1週間で2台まで入構が可能です。

  • 荷物の積み下ろしに必要な最低滞在時間のみ、入構許可を出します。

• 手続き

  • スチューデント・オフィスへ来室し、相談をすること

  • 学生の入構手続きは３日前まで、運搬業者の入構は当日でも可能。
    （緊急対応はしません）

• A棟2階のクレオテックにて保険の加入ができます。イベント保険、旅行保険など様々な保険に加入することができます。
• スポーツ保険に関しては、以下の情報をご覧ください。年度毎に加入するもので、5名以上で加入する必要があります。
  スポーツ安全協会　http://www.sportsanzen.org/
• 顧問の保険代に関しては、内容を確認の上、大学が支払うことができますので、事前に相談をしてください。

スチューデント・オフィスへお問い合わせください (メール： stueca@apu.ac.jp)